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Le duo caché d'Outlook : Agenda + Prepare
Copilot peut vous aider à cadrer une réunion dès la création de l'invitation, puis à retrouver le contexte utile avant qu'elle commence. Découvrez Agenda, Prepare et le petit réflexe pour activer Facilitator à l'avance.
✅ Comment faire
- 1Agenda : donnez un bon cap à la réunion
Dans Outlook›Calendar›New event›Description, cliquez sur Copilot ou sur « Draft an agenda for me ». Indiquez le sujet, la durée et ce que vous voulez obtenir. Par exemple : « Propose un ordre du jour de 30 minutes, avec quatre points, le temps prévu pour chacun et une décision à prendre. »
Copilot prépare un brouillon que vous pouvez garder, raccourcir, allonger, modifier ou supprimer. Relisez-le avant d'envoyer l'invitation : c'est vous qui choisissez la version finale.
Vous partez d'une conversation par e-mail ? Dans le nouvel Outlook, « Schedule with Copilot » peut proposer le titre et l'ordre du jour, ajouter les participants et joindre le fil de discussion à l'invitation.
- 2Prepare : arrivez avec le contexte en tête
Depuis Outlook›Calendar, ouvrez la réunion à venir, puis choisissez « Prepare for this meeting ». Selon votre version d'Outlook, un aperçu des informations utiles peut aussi apparaître directement dans le formulaire de la réunion.
Copilot rassemble le contexte lié au rendez-vous auquel vous avez accès : échanges, documents, réunions précédentes, tâches et conversations Teams. Vous pouvez ensuite lui poser une question complémentaire, par exemple : « Quelles décisions devons-nous prendre pendant cette réunion ? »
Petit réflexe : si Copilot ne trouve pas assez d'échanges ou de documents liés, son aperçu peut rester général. Vérifiez les éléments affichés et ouvrez les sources utiles avant de vous connecter.
- 3Facilitator : activez-le dès la création
Si la réunion se déroule dans Teams, vous pouvez activer Facilitator pendant que vous créez l'invitation Outlook. Activez « Teams meeting », puis cliquez sur « Turn on » dans le bandeau « Facilitator is off for this meeting ». La réunion commence ainsi avec Facilitator déjà prévu, vous risquez moins de l'oublier au dernier moment.
Facilitator prend des notes visibles par les participants. Pensez à prévenir le groupe et vérifiez que son utilisation convient à la réunion. Pour voir toutes ses options, consultez notre article dédié.
Dans la création d'une réunion Teams depuis Outlook, cliquez sur « Turn on » pour activer Facilitator à l'avance.
- 4Le bon enchaînement, en quelques clics
Au moment de créer le rendez-vous, utilisez Agenda pour proposer un déroulé clair. Activez aussi Facilitator si vous voulez qu'il prenne des notes dans la réunion Teams. Avant le rendez-vous, ouvrez Prepare pour revoir les échanges, documents et actions utiles.
Exemple : pour un point projet, Agenda peut prévoir l'avancement, les blocages et les décisions attendues. Juste avant la réunion, Prepare vous remet sous les yeux les derniers échanges et les actions à suivre. Vous arrivez avec un fil conducteur et le bon contexte, sans fouiller votre boîte mail à la dernière minute.
Astuce : à partir d'un fil d'e-mails, « Schedule with Copilot » peut préparer l'invitation et proposer un ordre du jour. Cette option nécessite une licence professionnelle Microsoft Copilot.
📚 Sources officielles
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